Ни для кого вовсе не секрет, что абсолютно в любой компании, вовсе независимо от ее размеров, всегда есть архив, куда собирается абсолютно вся документация. По закону хранится которая на протяжении нескольких лет. Кроме того, абсолютно за каждый такой вот «архивный» метр, необходимо также платить аренду, а в том случае, если имеются большие объемы бумажные, то также и определенную заработную плату архивариусам. Именно услуга архивного хранения и позволит в значительной мере сэкономить на всех арендных ставках.
Придя к такому выводу, что на стороне хранить весь архив значительно дешевле, нежели постоянно оплачивать дорогостоящую площадь и всех дополнительных сотрудников, то вы наконец-то решаетесь наиболее разумно распорядиться своим офисным помещением, и тогда начинаете поиск наиболее подходящей компании. Пока что только лишь формируется рынок подобных складских услуг в России, и потому довольно ограничен список всех подрядчиков. Архивное хранение на сегодняшний день предлагают разные специализированные организации, мувинговые компании, которые занимаются квартирными и офисными переездами.
Цена на услуги архивного хранения чаще всего колеблется в пределах 17-30 рублей за 1 м3 в сутки. Как правило, данная цена зависит от уровня самого складского помещения, удаленности от центра города его, от качества обслуживания. Необходимо обязательно поинтересоваться, что же входит в стоимость и за что далее придется дополнительно еще платить. При подписании договора на длительный срок аренды, также всегда можно рассчитывать на определенные скидки.
Каким же в конечном итоге должно быть то помещение, в котором и будут длительное время храниться все ваши бумаги? Прежде всего, оно должно быть специально оборудованным для этого. В помещении потолки должны быть в высоту не более 5 м, между стеллажами при этом желательны очень широкие проходы, которые позволяли бы передвигаться свободно, и при всем этом совершенно не затрудняли доступ к необходимым документам. Нужно также обратить свое внимание и на то, как легко находите вы необходимую вам коробку, как легко читаются маркеры и читаются ли вообще, действительно ли настолько крепкие полки, для того, чтобы такую нагрузку выдержать.
Также самое обязательное условие для хранения всей бумажной документации – соблюдение в помещение особого температурного режима. Плесень и влажность – основные враги бумаги, и потому несоблюдение всех температурных режимов может привести к потере большой части документации. Кстати говоря, это также еще одна причина того, почему лучше всего доверять именно профессионалам хранение архива, потому, как ведь далеко не, всегда, можно создать в офисе все наиболее подходящие климатические условия.